Supplenze: instaurazione e gestione dei nuovi rapporti di lavoro [Guida per le segreterie]

In questo articolo vediamo come le segreterie scolastiche e le scuole devono gestire i rapporti di lavoro del personale della scuola. 

I contratti di supplenza breve, annuale, fino al termine delle attività didattiche, gli incarichi di religione cattolica e le indennità di maternità devono essere censiti nel SIDI utilizzando esclusivamente le funzioni d’inserimento dell’applicazione Gestione Giuridica e Retributiva dei Contratti Scuola e trasmessi con le funzioni dell’applicazione al sistema NoiPA del MEF per attivarne pagamento (c.d. cooperazione applicativa con il MEF).

Dal primo settembre 2019 anche i contratti annuali, fino al termine delle attività ed altri a questi collegati sono gestiti in cooperazione applicativa con il MEF utilizzando, le medesime procedure, già previste per le supplenze brevi, opportunamente integrate, accedendo al percorso SID.

INSERIMENTO DEI DATI CONTRATTUALI
All’atto dell’instaurazione del rapporto di lavoro la segreteria deve provvedere all’inserimento al SIDI dei dati contrattuali e alla predisposizione del contratto.

A tal fine la segreteria inserisce tutti i dati richiesti nel prospetto R-1 “Instaurazione del rapporto di lavoro”.

L’inserimento e la gestione dei suddetti contratti vanno effettuati in modo tempestivo, anche in considerazione del fatto che le funzioni consentono la trattazione dei contratti solo per l’anno scolastico di stipula e per il successivo (sarà possibile infatti operare per tutti i rapporti di lavoro relativi all’anno scolastico in corso e a quello precedente). 

A supporto dell’attività di controllo sono presenti delle “Liste di verifica” che possono costituire una guida nelle operazioni di raccolta e inserimento in SIDI dei dati contrattuali. 

La segreteria dovrà:

• accertare l’identità anagrafica del supplente utilizzando esclusivamente il tesserino fiscale o tessera sanitaria dello stesso;
• qualora per la stipula del contratto si effettui una ricerca anagrafica (utilizzando la funzione “R-1 Istaurazione del rapporto di lavoro => Inserimento supplenza e predisposizione contratto /Prospetto R-1” e selezionando il tasto “Ricerca”) è opportuno verificare che i dati anagrafici prospettati (nome, cognome, data di nascita , C.F.) coincidano tutti esattamente con quelli del tesserino fiscale della persona alla quale si intende stipulare un contratto di supplenza prima di effettuarne la selezione; qualora non coincidano, inserire ex novo gli estremi anagrafici (utilizzando la funzione “Inserimento supplenza e predisposizione contratto/prospetto R-1” e selezionare il tasto “Nuova posizione”);
• individuare il tipo contratto che si intende stipulare (questo perché il tipo contratto non è rettificabile con R-2 e un eventuale annullamento può comportare indebiti pagamenti da recuperare a cura della scuola);
• accertare la correttezza della data inizio contratto (dato non rettificabile);
• accertare la correttezza della data fine contratto (dato non rettificabile);
• verificare tutte le informazioni relative al tipo posto, orario svolto ecc.;
• controllare la correttezza degli estremi bancari e delle modalità di pagamento. Nel caso di variazioni rispetto a quelli inseriti in precedenti contratti o in caso di errore, occorre comunicare i nuovi estremi prioritariamente in NoiPA per il corretto accredito delle spettanze, poi provvedere anche all’aggiornamento sul SIDI;
• verificare l’eventuale diritto del supplente agli assegni al nucleo;
• ricontrollare attentamente i dati del prospetto R-1 inserito (anche utilizzando l’apposita Lista disponibile in “Manuali e documenti”) prima di inviarlo al Dirigente Scolastico, che poi ne convaliderà i contenuti e sottoscriverà, unitamente al supplente,
  il relativo contratto;

Un’attenta verifica dei dati riportati nel prospetto R-1 (Instaurazione del rapporto di lavoro) è fondamentale per evitare errori che, se non immediatamente risolti, rendono poi necessarie cancellazioni o rettifiche, possono anche causare “rifiuti” da parte di NoiPA, con lavoro aggiuntivo per le segreterie e possibili ritardi nei pagamenti.

Poiché un singolo supplente potrebbe essere nominato su più scuole, anche con diverse tipologie di contratto e in tempi diversi, è essenziale che ogni operazione che riguardi tali contratti sia effettuata verificandone attentamente la correttezza e in modo sollecito da ciascuna scuola coinvolta, in modo che non si creino fittizi impedimenti all’acquisizione in SIDI e sovrapposizioni operative.

Ogni scuola potrà consultare la posizione contrattuale aggiornata del supplente accedendo al percorso “Rapporti di lavoro/indennità di maternità in cooperazione applicativa => Supplenze brevi, annuali, per maternità, indennità di maternità fuori nomina ed Incarichi di Religione => Elenchi”. In tal modo la segreteria potrà così verificare quali siano i contratti già presenti in SIDI per il nominativo di interesse e in quale scuola.

Ai fini del pagamento è importante tenere d’occhio il calendario MEF per le emissioni, in particolare per i contratti annuali e fino al termine, in modo che il contratto sia trasmesso ed accettato da NoiPA entro i tempi previsti, al fine di scongiurare ritardi nei pagamenti mensili.

I dati inseriti dalla scuola per il contratto sono archiviati nel prospetto R-1 e trasmessi su richiesta della scuola dal SIDI a NoiPA, per il conteggio delle competenze mensili.

CONVALIDA E TRASMISSIONE A NOIPA

Il prospetto R-1 relativo al contratto di lavoro inserito a sistema deve essere tempestivamente lavorato sino alla sua trasmissione verso NoiPA per l’accettazione e, dunque, deve essere verificato dalla segreteria, inviato al dirigente scolastico per la convalida ed infine trasmesso dalla segreteria al sistema NoiPA, una volta accertata la presa di servizio del supplente.

Si potranno verificare i seguenti casi:

• In lavorazione: prospetti per i quali non è stata ancora completata la lavorazione o prospetti inseriti ma per i quali non è stata ancora inoltrato al Dirigente Scolastico per convalida o prospetto restituito alla segreteria dal Dirigente Scolastico per essere modificato. Finché il prospetto R-1 risulta nello stato “In lavorazione”, questo è nella disponibilità della segreteria che può apportare le varie modifiche ai dati del contratto o alla cancellazione dello stesso in quanto non è stato ancora trasmesso a MEF.
• Da convalidare: Il prospetto completato è stato inviato dalla segreteria scolastica al Dirigente Scolastico perché questi apponga la convalida. Fintanto che un R-1, prospetto con il quale si instaura il rapporto di lavoro, è nello stato “da convalidare” non potrà essere trasmesso a NoiPA per i successivi passi operativi previsti.
• Convalidato: Prospetto R-1 convalidato dal Dirigente Scolastico e rilasciato alla segreteria, è in attesa che la segreteria scolastica accerti la presa di servizio per effettuare la trasmissione a NoiPA.
• In trasmissione a NoiPa: Il prospetto è convalidato (nel caso di prospetto R-1 è stata accertata la presa di servizio) ed è in corso di trasmissione dal SIDI a NoiPA.
• In elaborazione NoiPa: Il prospetto è stato trasmesso da SIDI a NoiPA per cui è in corso il processo di elaborazione da parte di NoiPA del prospetto ricevuto dal SIDI. Tale processo si concluderà con la comunicazione dell’accettazione o del rifiuto del prospetto medesimo da parte di NoiPA.
• Accettato da NOIPA: L’elaborazione di NoiPA del prospetto è andata a buon fine.
• Rifiutato da NoiPA: L’elaborazione di NoiPA del prospetto NON è andata a buon fine. Viene inviata apposita e-mail alle segreterie scolastiche interessate con la motivazione del rifiuto comunicata da NoiPA.
• Cancellato: Prospetto cancellato dalla segreteria scolastica. La cancellazione ha effetto immediato nel fascicolo del personale.

Se vi sono prospetti non ancora trasmessi occorre attivare le azioni di competenza per la trasmissione del prospetto a NoiPA oppure cancellare il prospetto se il contratto non deve essere più stipulato, in quanto il prospetto R-1 inserito aggiorna da subito il fascicolo dei servizi effettuati dal dipendente e quindi potrebbe risultare in questo caso una situazione non corretta.

In genere lo stato “In elaborazione NoiPA” si risolve al massimo in pochissimi giorni, ma se dovesse perdurare a lungo potrebbe essere segno rilevatore di un problema MEF sul singolo prospetto e va quindi segnalato al servizio assistenza NoiPA.

CONTROLLO DEL PROSPETTO R-1
Successivamente alla trasmissione e accettazione del prospetto R-1 da parte di NoiPA, in caso di errore sarà necessaria un’ulteriore attività di rettifica utilizzando il prospetto R-2 ed in alcuni casi annullamento del prospetto R-1.

Il mancato controllo dei dati contrattuali, e quindi il verificarsi di errori, comporterà:

• altro lavoro per la segreteria
• rallentamento nell’operatività delle altre scuole coinvolte
• eventuali indebiti pagamenti

È invece possibile cancellare e/o modificare i dati relativi ad un Rapporto di lavoro se il  prospetto R-1 non è stato ancora trasmesso a NoiPA, recuperando facilmente eventuali errori sfuggiti nella fase iniziale di inserimento dati.

Pertanto anche considerando la responsabilità amministrativa e contabile derivante dalla instaurazione di un rapporto di lavoro, è massimamente opportuno che, nella fase operativa di formazione del contratto di lavoro (acquisizione R-1) prima della trasmissione del medesimo prospetto R-1 a NoiPA, vengano effettuati tutti i controlli formali necessari, in particolare sulla corretta individuazione dei dati essenziali del contratto medesimo: tipo contratto, estremi anagrafici del supplente e date di inizio e fine contratto.

MONITORAGGIO CONTRATTI IN NOIPA
Il prospetto trasmesso a NoiPA una volta accettato ha effetti sulla retribuzione del supplente infatti MEF calcola tutte le rate e avvia le procedure di liquidazione che possono essere seguite accedendo all’area Monitoraggio contratti in NoiPA.

Per determinate tipologie di contratto (supplenze brevi e indennità di maternità) debbono anche essere autorizzate dalla scuola (prima dal DSGA e poi dal DS) per l’attivazione del processo per il pagamento.

In particolare, terminato il mese di servizio, oppure terminata la supplenza se di durata inferiore al mese, il DSGA verifica che siano state comunicate tutte le VSG o gli eventi aventi effetto sulla retribuzione e appone la propria convalida alla competenza mensile da autorizzare. Dopodiché è il Dirigente Scolastico a dover autorizzare il pagamento delle rate dei rapporti di lavoro. 

NoiPA predispone il cedolino del mese per le rate dei rapporti di lavoro autorizzati che non sono in carico al bilancio della scuola. Per le rate dei rapporti di lavoro in carico al bilancio della scuola, in lavorazione nel mese, purché autorizzate, NoiPA invoca il servizio di controllo di capienza verso RGS. In caso di esito positivo del controllo NoiPA predispone il cedolino.

In caso di incapienza sul capitolo, NoiPA invia al sistema di contabilità generale (GePOS) la comunicazione della mancata autorizzazione al pagamento da parte di RGS; il pagamento delle rate dei contratti della scuola che gravano sul capitolo incapiente viene sospeso. 

La contabilità generale (GePOS) intraprende le azioni per il ripristino della capienza ed eventualmente attiva il procedimento per assegnare nuovi fondi mediante la predisposizione di un nuovo decreto di riparto;  

Le autorizzazioni danno il via al processo di liquidazione delle spettanze da parte di NoiPA, per questo si consiglia prima di autorizzare la rata di verificare la correttezza dei dati contrattuali comunicati e la trasmissione a NoiPA di tutte le assenze del supplente. Gli stessi controlli vanno effettuati anche per i contratti per i quali non è prevista l’autorizzazione di rate, in modo da evitare indebiti pagamenti.

È bene ricordare che il MEF effettua i pagamenti seguendo il proprio calendario delle emissioni e quindi l’immediatezza dell’autorizzazione è importante ai fini del tempestivo pagamento.

L’autorizzazione delle rate fornita dal DS non può essere revocata.

Nell’area Monitoraggio contratti in NoiPA è possibile verificare lo stato di lavorazione dei contratti che può essere:

• Elaborato: la rata è stata elaborata da NoiPA
• Autorizzato Scuola: la scuola ha provveduto ad autorizzare il pagamento
• Risorse in corso di assegnazione da parte del MIUR: la Ragioneria non ha autorizzato il pagamento per mancanza di fondi
• Autorizzato Pagamento: la Ragioneria ha autorizzato il pagamento della rata
• Autorizzato Pagamento PG4: la Ragioneria ha autorizzato il pagamento della rata del contratto COVID art. 231 bis DL 34/2020
• In fase di liquidazione: l’emissione non è conclusa e la rata non è stata ancora liquidata
• Liquidato: la rata è stata liquidata
• Sospesa: la rata è stata respinta da Banca d’Italia
• In errore liquidazione: la rata non è stata liquidata a causa di un errore
• Conguagli negativi non liquidati: la rata non è stata liquidata per presenza di conguagli negativi sulla stessa
• Importi esigui non liquidati: la rata non è stata liquidata per esiguità dell’importo
• Annullamento da centro: la rata è stata annullata da centro.

VEDI NOTA 16294 DEL 28 OTTOBRE 2016
VEDI GUIDA GESTIONE CONTRATTI SUPPLENTI